Thời gian trong ngày là hữu hạn, chỉ vỏn vẹn 24 giờ cho mọi công việc, học tập và nghỉ ngơi. Nếu không biết sắp xếp hợp lý, bạn dễ rơi vào vòng xoáy bận rộn mà không hiệu quả. Việc lên kế hoạch và sử dụng thời gian thông minh là chìa khóa để làm chủ cuộc sống. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 7 cách quản lý thời gian trong ngày đơn giản, thiết thực. Hãy cùng theo dõi nhé!
Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa thành công
1. Bắt đầu ngày mới với kế hoạch rõ ràng
Bạn không thể tối ưu thời gian nếu không biết mình sẽ làm gì trong ngày. Vì thế, hãy dành ra 5 – 10 phút vào sáng sớm hoặc tối hôm trước để lập danh sách công việc cần hoàn thành. Chỉ một vài phút chuẩn bị cũng đủ giúp bạn bước vào ngày mới với tâm thế chủ động và tự tin hơn.
Quan trọng hơn cả là hãy ưu tiên 3 việc cần thiết và quan trọng nhất trong ngày. Điều này giúp bạn tránh lan man với hàng loạt việc lặt vặt, đồng thời đảm bảo rằng bạn luôn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.
Bắt đầu ngày mới với danh sách việc cần làm giúp định hướng rõ ràng hơn cho ngày dài phía trước
2. Chia ngày thành các khối thời gian
Thay vì để thời gian trôi tự do, hãy chia một ngày thành các khối thời gian cụ thể: khối làm việc sâu, khối họp hành, khối học tập, khối nghỉ ngơi,… Việc này giống như bạn tạo ra “bản đồ” cho ngày sống, giúp tránh rơi vào tình trạng làm việc ngắt quãng và mất kiểm soát.
Ví dụ, bạn có thể dành 9h – 11h cho làm việc chuyên sâu, 13h – 14h cho việc họp và 16h – 17h để xử lý email. Khi một công việc có khung giờ cụ thể, bạn dễ tập trung hơn và cũng giới hạn sự lan man.
Chia thời gian thành từng khối giúp bạn duy trì sự tập trung và chủ động hơn trong quản lý lịch trình
3. Áp dụng nguyên tắc 80/20
Nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng 20% công việc mang lại 80% kết quả. Vậy nên điều quan trọng là bạn phải xác định đâu là 20% đó – những đầu việc mang lại giá trị thực sự và tập trung hết mức có thể vào chúng.
Ngược lại, hãy học cách giảm thiểu hoặc loại bỏ những công việc gây xao nhãng, tốn thời gian như kiểm tra email liên tục, lướt mạng xã hội quá nhiều hay các cuộc họp kéo dài không cần thiết. Hãy can đảm nói “không” với những gì không tạo ra giá trị thực sự.
80% kết quả đến từ 20% nỗ lực là bí quyết giúp bạn làm việc thông minh hơn
4. Giới hạn thời gian cho từng nhiệm vụ
Một trong những lý do khiến thời gian “bốc hơi” là do bạn dành quá nhiều thời gian cho một việc không đáng. Để tránh điều đó, bạn nên giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Một kỹ thuật đơn giản là Pomodoro, bao gồm các phiên làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút, sau 4 phiên thì nghỉ dài 15 – 30 phút.
Bạn cũng có thể đặt mốc thời gian cụ thể cho từng công việc, ví dụ: “Xử lý báo cáo từ 9h đến 10h”, thay vì làm đến khi xong. Sự giới hạn này giúp bạn có động lực hoàn thành sớm hơn và tránh bị sa đà vào chi tiết không quan trọng.
Áp dụng Pomodoro để tránh tình trạng kéo dài công việc và mất tập trung
5. Sắp xếp công việc theo mức năng lượng trong ngày
Năng lượng của chúng ta không đều nhau suốt cả ngày. Có người làm việc tốt nhất vào sáng sớm, có người lại tỉnh táo hơn vào chiều muộn. Vì vậy, hãy quan sát và lắng nghe cơ thể để sắp xếp công việc phù hợp với nhịp sinh học cá nhân.
Đặt các nhiệm vụ phức tạp như lên kế hoạch, viết lách, giải quyết vấn đề vào khung giờ bạn cảm thấy tỉnh táo và sáng tạo nhất. Ngược lại, các công việc nhẹ nhàng như trả lời email, dọn dẹp máy tính, có thể thực hiện vào thời điểm bạn không còn quá sung sức.
Tận dụng “giờ vàng” để xử lý công việc quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
6. Tối giản – Tập trung – Nói “không” với sao nhãng
Thời gian bị rút ngắn đáng kể bởi những yếu tố gây sao nhãng như thông báo điện thoại, mạng xã hội, tiếng ồn hoặc một không gian làm việc lộn xộn. Vì thế, nếu bạn thực sự muốn tối ưu thời gian, hãy học cách nói “không” với những yếu tố đó.
Hãy bắt đầu bằng việc tắt các thông báo không cần thiết, giới hạn thời gian dùng mạng xã hội bằng app chặn hoặc giới hạn. Tiếp theo, dọn dẹp không gian làm việc để tạo ra môi trường tối giản, càng ít đồ đạc trước mắt, bạn càng dễ tập trung hơn.
Không gian tối giản giúp não bộ tập trung và hạn chế xao nhãng
7. Biến quản lý thời gian trong ngày thành thói quen
Kỹ năng quản lý thời gian chỉ thực sự hiệu quả khi nó trở thành một phần thói quen sống hàng ngày. Để làm được điều đó, bạn cần đi qua 3 bước:
7.1. Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ
Thay vì cố gắng thay đổi toàn bộ lối sống chỉ trong một ngày, hãy bắt đầu từ những điều nhỏ như dọn gọn bàn làm việc, đặt giờ cố định cho 1 việc quan trọng mỗi ngày, hoặc thử viết kế hoạch ngày trong 3 ngày liên tiếp.
Một thay đổi nhỏ nhưng duy trì đều đặn sẽ dẫn đến chuyển biến lớn về lâu dài. Bạn sẽ không còn cảm thấy việc quản lý thời gian là ép buộc mà trở thành lối sống tự nhiên.
7.2. Kiên trì và nhất quán
Thành công trong quản lý thời gian không đến sau một đêm. Bạn sẽ gặp thất bại, quên mất kế hoạch hoặc bị xao nhãng và điều đó hoàn toàn bình thường. Quan trọng là bạn không bỏ cuộc.
Hãy duy trì động lực bằng cách thưởng cho bản thân khi hoàn thành đúng kế hoạch, hoặc tìm một người bạn để cùng cam kết thời gian. Bạn càng kiên trì, thói quen càng được củng cố.
7.3. Theo dõi và đánh giá tiến độ
Cuối mỗi ngày, hãy dành 5 phút để nhìn lại xem hôm nay bạn đã làm được những gì, có gì chưa hoàn thành, lý do vì sao? Việc này giúp bạn nhận ra điểm yếu cần khắc phục, đồng thời là nguồn cảm hứng cho ngày mai.
Bạn có thể viết vào sổ tay, ghi âm nhật ký giọng nói hoặc sử dụng các ứng dụng như Notion, Google Calendar, Toggle,… Việc theo dõi này giống như “bản đồ” để bạn không lạc đường trên hành trình làm chủ thời gian.
Ứng dụng Calendar giúp quản lý và theo dõi thời gian hiệu quả
Cách quản lý thời gian trong ngày hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc hơn, sống chủ động, bớt căng thẳng và hạnh phúc hơn mỗi ngày. Hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, duy trì thói quen và lắng nghe nhịp sống của chính mình. Bởi vì bạn không thể kiểm soát thời gian – nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát cách mình sử dụng nó.
